Adatkezelési és adatvédelmi szabályzat

a Hideg-Group Kft. részére

1. A SZABÁLYZAT CÉLJA

Jelen Adatkezelési és Adatvédelmi Szabályzat célja, hogy meghatározza a Hideg-Group Kft. (a továbbiakban: Társaság) által végzett személyes adatkezelések rendjét, különös tekintettel:

• az ingatlanközvetítői tevékenységre,
• biztosításközvetítésre,
• pénzügyi és vagyonkezelési közvetítői tevékenységre,
• ügyfélkapcsolati és adminisztratív folyamatokra,
• valamint az ügyfelek ingatlanjaival kapcsolatos dokumentáció és kulcskezelés szabályaira.

A szabályzat célja továbbá az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendeletének (GDPR), valamint a hatályos magyar adatvédelmi és ingatlanközvetítői jogszabályoknak való megfelelés biztosítása.

2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA

Jelen szabályzat hatálya kiterjed:

• a Társaság valamennyi munkavállalójára,
• megbízottjára,
• alvállalkozójára,
• szerződéses partnerére,
• valamint minden olyan természetes személyre, akinek személyes adatait a Társaság kezeli.

3. AZ ADATKEZELŐ ADATAI

Cégnév:          Hideg-Group Kft.
Székhely:        7400 Kaposvár, Arany János utca 3-5., 2. em.3.
Cégjegyzékszám: 14 09 321437
Adószám:       32755091-2-14
E-mail:             irodahideggroup@gmail.com
Telefonszám: +3630-7375381

A Társaság adatkezelőként jár el minden, működése során kezelt személyes adat tekintetében.

4. AZ ADATKEZELÉS ALAPELVEI

A Társaság a személyes adatokat:

• jogszerűen és tisztességesen,
• meghatározott célból,
• kizárólag a szükséges mértékben,
• bizalmasan,
• megfelelő technikai és szervezési védelemmel,
• átlátható módon kezeli.

A Társaság különös figyelmet fordít:

• az ügyféladatok bizalmas kezelésére,
• az ingatlanokhoz kapcsolódó dokumentációk védelmére,
• valamint az ügyfelek tulajdonának és kulcsainak biztonságos kezelésére.

5. A KEZELT ADATOK KÖRE

5.1 Ügyféladatok

A Társaság különösen az alábbi személyes adatokat kezelheti:

• név,
• születési név,
• lakcím,
• levelezési cím,
• telefonszám,
• e-mail cím,
• személyazonosító okmány adatai,
• adóazonosító jel,
• bankszámlaszám,
• szerződéses adatok.

5.2 Ingatlanközvetítési tevékenység során kezelt adatok

A Társaság az ingatlanközvetítői tevékenysége során kezelheti:

• az ingatlan címét,
• helyrajzi számát,
• tulajdoni lap adatait,
• energetikai tanúsítvány adatait,
• alaprajzokat,
• fényképeket,
• ingatlan műszaki adatait,
• tulajdonosi adatokat,
• meghatalmazásokat,
• kulcsátadási dokumentációkat,
• megtekintési nyilvántartásokat.

A Társaság kizárólag az ingatlanközvetítői tevékenység ellátásához szükséges adatokat kezeli.

5.3 Munkavállalói adatok

A Társaság kezelheti:

• személyazonosító adatokat,
• adó- és társadalombiztosítási adatokat,
• bankszámlaszámot,
• munkaviszonnyal kapcsolatos dokumentumokat,
• munkaügyi nyilvántartásokat.

6. AZ ADATKEZELÉS CÉLJAI

A Társaság személyes adatokat különösen az alábbi célokból kezel:

• ingatlanközvetítői tevékenység,
• ingatlanértékesítési és bérbeadási folyamatok lebonyolítása,
• ügyfélkapcsolattartás,
• biztosításközvetítés,
• pénzügyi és befektetési közvetítői tevékenység,
• szerződéskötés és teljesítés,
• számlázás,
• jogszabályi kötelezettségek teljesítése,
• marketing és ajánlatküldés hozzájárulás alapján,
• panaszkezelés,
• vagyonvédelem és kulcskezelés.

7. AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA

Az adatkezelés jogalapja lehet:

• az érintett hozzájárulása,
• szerződés teljesítése,
• jogi kötelezettség teljesítése,
• jogos érdek,
• hatósági vagy jogszabályi előírás.

8. INGATLANKULCSOK KEZELÉSÉNEK SZABÁLYAI

A Társaság az ügyfelek által átadott ingatlankulcsokat kiemelt biztonsággal kezeli.

8.1 Kulcstárolás

• Az átvett kulcsok kizárólag zárt kulcsszekrényben tárolhatók.
• A kulcsszekrényhez kizárólag az arra kijelölt munkatársak férhetnek hozzá.
• A kulcsszekrény kulcsa vagy hozzáférési kódja bizalmas információnak minősül.

8.2 Kulcskiadás és visszavétel

Kulcs kizárólag dokumentált módon adható ki és vehető vissza.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• az ingatlan azonosítását,
• az átadás időpontját,
• az átvevő nevét,
• az átadás célját,
• a visszavétel időpontját,
• az átadó és átvevő aláírását.

8.3 Felelősség

Az átvett kulcsokkal kapcsolatos minden munkavállaló fokozott felelősséggel tartozik.

A kulcsok másolása, illetéktelen használata vagy harmadik személy részére történő átadása szigorúan tilos.

9. ADATTOVÁBBÍTÁS

A Társaság személyes adatokat kizárólag:

• jogszabály alapján,
• szerződés teljesítése érdekében,
• az érintett hozzájárulásával,
• vagy jogos érdek fennállása esetén továbbít.

Adatfeldolgozók lehetnek különösen:

• könyvelő,
• ügyvéd,
• informatikai szolgáltató,
• tárhelyszolgáltató,
• biztosító társaságok,
• pénzügyi szolgáltató partnerek,
• hatóságok.

10. ADATBIZTONSÁG

A Társaság az adatbiztonság érdekében különösen az alábbi intézkedéseket alkalmazza:

• jelszóval védett informatikai rendszerek,
• hozzáférési jogosultságok szabályozása,
• rendszeres biztonsági mentések,
• vírusvédelem,
• papíralapú dokumentumok zárt tárolása,
• ügyfélakták elkülönített kezelése,
• kulcsszekrény alkalmazása,
• belépési jogosultságok korlátozása.

11. ADATMEGŐRZÉSI IDŐK

A személyes adatok megőrzése kizárólag a szükséges ideig történik.

Különösen:

• számviteli dokumentumok: 8 év,
• szerződéses dokumentáció: a polgári jogi elévülési idő végéig,
• marketing hozzájárulások: visszavonásig,
• ingatlanközvetítési dokumentáció: a jogviszony megszűnését követő 5 évig,
• kulcskezelési nyilvántartás: minimum 5 évig.

12. AZ ÉRINTETTEK JOGAI

Az érintettek jogosultak:

• tájékoztatást kérni adataik kezeléséről,
• hozzáférést kérni,
• helyesbítést kérni,
• törlést kérni,
• az adatkezelés korlátozását kérni,
• tiltakozni az adatkezelés ellen,
• hozzájárulásukat visszavonni,
• adathordozhatósághoz való joggal élni.

A Társaság az érintett kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 30 napon belül válaszol.

13. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK

Az érintettek panasszal élhetnek:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Az érintettek továbbá bírósághoz is fordulhatnak jogaik megsértése esetén.

14. TITOKTARTÁSI KÖTELEZETTSÉG

A Társaság valamennyi munkavállalója és megbízottja köteles:

• az ügyféladatokat,
• az ingatlanokkal kapcsolatos dokumentációkat,
• a tulajdoni lapok adatait,
• valamint a kulcskezelési információkat

bizalmasan kezelni.

A titoktartási kötelezettség a jogviszony megszűnését követően is fennmarad.

15. A SZABÁLYZAT FELÜLVIZSGÁLATA

A Társaság fenntartja a jogot jelen szabályzat módosítására különösen:

• jogszabályváltozás,
• hatósági ajánlás,
• technológiai változás,
• vagy működési módosulás esetén.

16. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen szabályzat a jóváhagyás napján lép hatályba.

A szabályzat rendelkezéseit a Társaság valamennyi munkavállalója, megbízottja és közreműködő partnere köteles megismerni és betartani.