Titoktartási szabályzat

a Hideg-Group Kft. részére

1. A SZABÁLYZAT CÉLJA

Jelen Titoktartási Szabályzat célja, hogy meghatározza a Hideg-Group Kft. (a továbbiakban: Társaság) munkavállalóira, megbízottjaira, közreműködő partnereire és alvállalkozóira vonatkozó titoktartási kötelezettségeket.

A Társaság működése során különösen érzékeny információk birtokába jut, ideértve:

• ügyféladatokat,
• pénzügyi információkat,
• biztosítási adatokat,
• befektetési és vagyonkezelési információkat,
• ingatlanokkal kapcsolatos dokumentációkat,
• tulajdoni lapokat,
• kulcskezelési nyilvántartásokat,
• üzleti és működési adatokat,
• szerződéses információkat,
• valamint a Társaság gazdasági érdekeit érintő adatokat.

Ezen információk bizalmas kezelése a Társaság alapvető érdeke és valamennyi közreműködő kötelezettsége.

2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA

Jelen szabályzat hatálya kiterjed:

• valamennyi munkavállalóra,
• megbízási jogviszonyban dolgozó személyre,
• gyakornokra,
• alvállalkozóra,
• külső partnerre,
• valamint minden olyan személyre, aki munkája során a Társaság bizalmas adataihoz hozzáfér.

3. BIZALMAS INFORMÁCIÓNAK MINŐSÜL

Bizalmas információnak minősül különösen minden olyan adat, tény, dokumentum vagy információ, amely:

• nem nyilvános,
• a Társaság működésével kapcsolatos,
• ügyfélre vagy partnerre vonatkozik,
• vagy amelynek nyilvánosságra kerülése a Társaságra vagy ügyfeleire hátrányos lehet.

Különösen ide tartozik:

3.1 Ügyfél- és személyes adatok

• személyazonosító adatok,
• elérhetőségi adatok,
• pénzügyi információk,
• biztosítási és befektetési adatok,
• bankszámlaadatok,
• szerződések tartalma.

3.2 Ingatlanokkal kapcsolatos adatok

• ingatlan címek,
• tulajdoni lapok,
• helyrajzi számok,
• alaprajzok,
• fényképek,
• műszaki állapot,
• riasztórendszerekre vonatkozó információk,
• kulcskezelési adatok,
• megtekintési időpontok,
• tulajdonosi információk,
• vételi és bérleti ajánlatok.

3.3 A Társaság üzleti információi

• üzleti stratégiák,
• partnerlisták,
• jutalékrendszerek,
• belső szabályzatok,
• pénzügyi adatok,
• marketinganyagok,
• belső működési folyamatok.

4. TITOKTARTÁSI KÖTELEZETTSÉG

A Társaság valamennyi munkavállalója és közreműködője köteles:

• a tudomására jutott bizalmas információkat megőrizni,
• azokat kizárólag munkavégzés céljából használni,
• illetéktelen személy részére nem továbbítani,
• az adatokat megfelelő gondossággal kezelni,
• megakadályozni az információk kiszivárgását.

A titoktartási kötelezettség kiterjed:

• szóbeli információkra,
• papíralapú dokumentumokra,
• elektronikus adatokra,
• fényképekre,
• ügyfélkommunikációkra,
• valamint minden belső információra.

5. A TITOKTARTÁSI KÖTELEZETTSÉG IDŐTARTAMA

A titoktartási kötelezettség:

• a jogviszony teljes időtartama alatt,
• valamint annak megszűnését követően is fennáll.

A Társaság a fokozott bizalmi és vagyonvédelmi érdekekre tekintettel előírja, hogy a munkavállalókat és közreműködőket a jogviszony megszűnését követően minimum 5 évig teljes körű titoktartási kötelezettség terheli.

Az üzleti titoknak minősülő információk tekintetében a titoktartási kötelezettség a hatályos magyar jogszabályok alapján időbeli korlátozás nélkül is fennmaradhat.  

6. KULCSKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS TITOKVÉDELEM

Az ügyfelek által átadott ingatlankulcsokkal kapcsolatos minden információ bizalmas adatnak minősül.

Tilos különösen:

• kulcsok jogosulatlan másolása,
• kulcsok illetéktelen személynek történő átadása,
• az ingatlanok biztonsági rendszereivel kapcsolatos információk továbbadása,
• az ügyfelek távollétére vagy vagyoni helyzetére utaló információk közlése.

A kulcskezelési nyilvántartások kizárólag az arra jogosult személyek számára hozzáférhetők.

7. ADATBIZTONSÁGI KÖTELEZETTSÉGEK

A munkavállalók kötelesek:

• a dokumentumokat zárt helyen tárolni,
• számítógépeiket jelszóval védeni,
• ügyféladatokat nyilvános helyen nem hagyni,
• ügyféladatokat magáncélra nem használni,
• az irodai rendszerekhez való hozzáféréseket bizalmasan kezelni.

Az irodából dokumentum, kulcs vagy adathordozó kizárólag engedéllyel vihető ki.

8. KÖZÖSSÉGI MÉDIA ÉS KOMMUNIKÁCIÓ

A munkavállalók és közreműködők:

• ügyfélről,
• ingatlanról,
• belső folyamatról,
• szerződésről,
• üzleti eseményről

közösségi médiában, internetes felületen vagy harmadik személy részére kizárólag a Társaság előzetes engedélyével tehetnek közzé információt.

9. A TITOKTARTÁS MEGSÉRTÉSÉNEK KÖVETKEZMÉNYEI

A titoktartási kötelezettség megsértése súlyos kötelezettségszegésnek minősül.

Következménye lehet különösen:

• figyelmeztetés,
• azonnali hatályú felmondás,
• kártérítési felelősség,
• polgári jogi eljárás,
• büntetőjogi eljárás,
• valamint a Társaság által elszenvedett teljes kár megtérítése.

10. FELMENTÉS A TITOKTARTÁS ALÓL

A titoktartási kötelezettség alól kizárólag:

• a Társaság ügyvezetése,
• jogszabály,
• vagy hatósági kötelezés

adhat felmentést.

11. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen szabályzat a jóváhagyás napján lép hatályba.

A szabályzat megismerése és betartása valamennyi munkavállaló és közreműködő számára kötelező.

A munkavállalók a szabályzat megismerését külön nyilatkozattal vagy aláírással igazolják.